Como melhorar a Gestão da Comunicação no Poder Público
Alcançar a efetividade na comunicação interna é um desafio vivido por praticamente toda organização, sejam elas públicas, privadas ou que envolvem a sociedade civil organizada. Não importa o porte ou o tempo de existência, em algum momento, as instituições sofrerão com a falta de integração e sincronia entre os profissionais. Com a comunicação interna no poder público não é diferente.
O agravante no caso das organizações do governo é que, muitas vezes, os processos estão enraizados na rotina. São os mesmos procedimentos usados há anos e os servidores estão habituados a executar suas atividades de uma determinada forma. O uso da tecnologia, porém, tem mostrado que é possível alcançar maior economia, agilidade e eficiência realizando a mesma tarefa, mas de forma diferente.
Melhorar a gestão da comunicação no poder público é possível, mas para isso, é preciso modernizar os processos e a maneira como as atividades são realizadas. A seguir, mostraremos 5 dicas para melhorar a comunicação interna. Acompanhe!
Como melhorar a comunicação interna no poder público em 5 passos
A comunicação interna pode parecer uma rotina de bastidores, mas o fato é que seus efeitos interferem nos processos. O trâmite entre as solicitações da população, por exemplo, depende da eficiência da comunicação entre os setores.
Ter uma comunicação interna nos órgãos públicos que seja imediata e direta é fundamental para que os cidadãos tenham seus pedidos atendidos com agilidade. Além disso, é possível reduzir o volume de atendimentos que são realizados presencialmente. Isso quer dizer que o processo se torna mais rápido não só para os servidores, que conseguem executar as suas atividades com rapidez, mas, principalmente, para a população que evita o deslocamento até os pontos de atendimento e suas secretarias, ganhando mais tempo. A confiança da população também é impactada positivamente.
1. Definir canais de comunicação oficiais
Centralizar a comunicação é uma forma de evitar que falhas aconteçam. Isso quer dizer que um único canal de comunicação deve ser utilizado para a troca de informações entre os profissionais. Este canal deve ser definido e informado a todos, para que possam fazer uso de forma oficial.
A definição de um ou mais canais de comunicação aumenta a eficiência no recebimento das solicitações e torna os processos mais seguros. Além disso, será possível realizar auditorias em caso de fraudes ou falhas.
2. Conectar todos os servidores
Os órgãos públicos contam com diversas secretarias e setores. Todos os servidores, principalmente aqueles que atuam no mesmo setor, precisam estar conectados. Profissionais de outros departamentos também precisam ter acesso aos conteúdos e informativos que lhes dizem respeito, para dar fluidez aos trâmites.
A conexão reduzirá o tempo de comunicação e troca de informações entre os funcionários. Ou seja, não será necessário replicar o mesmo comunicado ou informação múltiplas vezes, correndo o risco de que alguém não receba a mensagem. Todos terão acesso ao mesmo ambiente.
3. Promover a comunicação de mão dupla
O poder público pode contar com murais e ambientes onde os comunicados são expostos, porém, a interação entre os servidores também deve ser estimulada. Os painéis, por mais visuais e efetivos que sejam, são recursos que não permitem que o servidor responda, envie uma dúvida ou reclamação.
Por mais que a função do mural seja informativa, os servidores podem contribuir com suas experiências ou apresentar questionamentos. Ofereça alternativas para respostas, seja com formulários, caixas de sugestões ou mecanismos digitais (ouvidoria interna, redes sociais, intranet).
4. Reduzir o uso de papel
A circulação de papéis em órgãos públicos é alta e tem um custo considerável. Utiliza-se papel para praticamente todas as atividades, principalmente de comunicação. O uso deste material pode ser reduzido, aumentando a eficiência e transparência das atividades, além de diminuir despesas e desperdícios.
Com o uso do Memorando Eletrônico, as comunicações oficiais foram padronizadas, os processos foram padronizados, houve aumento na segurança das informações e redução na quantidade de impressões.
5. Tornar a comunicação aberta para todos os setores envolvidos
Um dos problemas na comunicação centralizada é ficar sob a responsabilidade de um único indivíduo. Se uma equipe precisa ser informada sobre um evento, processo ou novo procedimento, o comunicado é enviado ao responsável pelo departamento, que deve informar os outros servidores.
A falha neste processo acontece quando o servidor não consegue repassar a informação, por qualquer motivo, ou quando a informação não chega de forma clara. Tornar a comunicação aberta a todos, de forma horizontal, elimina esta responsabilidade do profissional e garante a eficiência no envio da mensagem.
Diversas instituições públicas municipais estão investindo na modernização da comunicação interna com objetivo de reduzir falhas, aumentar a eficiência e formalizar processos
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