Maven Doc a solução para instituições públicas e privadas meio a pandemia

Com o avanço da pandemia do novo coronavírus alterando a rotina de países inteiros e espalhando uma grande inquietação por todos os continentes, órgãos públicos e empresas privadas estão se ajustando à nova realidade de trabalho meio ao avanço da doença. 

Enquanto na China, na cidade de Wuahn, de onde o novo coronavírus se disseminou para o restante do mundo, as fábricas começam a retomar suas atividades com os trabalhadores retornando às suas funções, na Europa, as empresas adotaram regras para continuar produzindo, enquanto comércio e serviços são duramente afetados pela pandemia. 

No Brasil, desde 2017 o home office é autorizado, e empresas têm adotado tal modalidade como plano de contingência para mitigar os riscos de contaminação durante suas operações e autorizam seus colaboradores a trabalhar de forma remota. Como medidas incluem ainda adiamento ou cancelamento de viagens e novo formato de eventos que passam a ser digitais. 

Com isso muitas empresas também precisam ajudar seus colaboradores a se adaptarem à nova rotina de trabalho em casa, principalmente pensando em soluções para a gestão de dados dos profissionais e documentações importantes, garantindo segurança e confidencialidade das informações privadas.

As empresas devem estabelecer ferramentas de gestão de documentos, sejam eles de terceirizados, fornecedores, parceiros ou outros profissionais com os quais mantêm contato, além de seu próprio quadro de funcionários. 

Pensando nisso a Maven tem a solução perfeita para ajudar as empresas e órgãos públicos nesse momento de adaptação onde é preciso gerir de forma segura, digital e ágil os dados e informações que a sua empresa movimenta.

Sabemos que maior parte é feita através de documentos, contratos, entre outros e que alguns desses contém informações importantes e até mesmo confidenciais que devem ser tratados de forma segura, principalmente estando em atividade home office. 

MavenDoc

O MavenDoc é uma solução de visualização digital de documentos e processos eletrônicos, que preserva seu histórico e oferta também uma versão app, tornando seu uso ainda mais atrativo e dinâmico.

Além de notificar movimentações e atualizações nos processos, aos profissionais envolvidos, a ferramenta utiliza compressão .Gzip para diminuir o tamanho dos seus documentos e armazenar os dados apenas quando solicitado.

Isso permite a compressão do tamanho do arquivo e a diminuição do tráfego da rede, economizando banda de internet e tornando sua visualização mais rápida. 

O MavenDoc permite abrir processos no navegador web (desktop e mobile), e também eliminar a dependência de plugins para leitura de PDF e fornecendo liberdade e dinamismo para a leitura dos documentos.

Com o processo sincronizado pelo MavenDoc, o usuário terá a certeza de que seu documento estará atualizado. Além disso, também possui um sistema de segurança e restrição de acessos, para que somente quem tem permissão de acesso possa visualizar e/ou realizar modificações em um determinado documento.

Além de todas as funcionalidades apresentadas a sua interface conta com:

Índice – onde é possível ordenar de forma dinâmica, todo conteúdo de seus processos, localizar rapidamente documentos e fazer pesquisas a partir do conteúdo indexado.

Anotações – Neste espaço você pode compartilhar informações com colegas, a partir de permissões, o que ajuda na otimização de tempo que seriam destinados a reuniões para trocas de informações.

Você também pode realizar anotações particulares (ou compartilhadas) dentro de páginas pontuais de processos, aproveite ainda desse espaço para lembretes e para manter a organização do seu fluxo de trabalho.

Pesquisa – Para você ter maior agilidade no processo de pesquisa, a partir do sistema que utiliza de busca por palavras-chave. O sistema seleciona sempre que a palavra é encontrada, meio aos textos contínuos da página onde a busca é feita.

Nessa ferramenta você ainda tem a possibilidade de associações entre parágrafos diferentes, que falem sobre o mesmo tema.

Marca texto – Com a ferramenta de marcador de texto, você tem facilidade para encontrar algo importante. Utilize desse modo para destacar pontos específicos de processos, principalmente aqueles que devem ser revisitados.

PDF – Ele permite múltiplas opções de geração de arquivos no formato PDF, desde geração de todo o documento, apenas partes ou, até mesmo, páginas específicas. Uma forma de economizar banda de internet local. O que possibilita, também, ter todo ou parte do documento impresso, quando necessário.

Quer conhecer mais sobre essas e outras funcionalidades do MavenDoc? Entre em contato com o nosso time comercial, teremos prazer em atender você e sanar todas as suas dúvidas. Inove, facilite seu trabalho e experimente o futuro com o MavenDoc!